Các lỗi thường gặp trong trình bày slide Powerpoint?

Câu hỏi

Mọi người thường dùng Microsoft Powerpoint để thuyết trình chắc hẳn sẽ hay gặp các lỗi làm cho người xem khó nhìn rõ hoặc khó hiểu. Nay mình muốn hỏi là những lỗi thường gặp trong trình bày slide Powerpoint là gì? Để mình và mọi người cùng khắc phục để buổi thuyết trình được hiệu quả hơn.

Trình bày slide Powerpoint

Đang trả lời 0
Cô Bé Mộng Mơ 3 tháng 2022-08-26T16:18:30+07:00 0 Trả lời 36 lượt xem 0

Trả lời ( 1 )

  1. 10 lỗi phổ biến trong trình bày bằng Powerpoint

    Mục tiêu của bất cứ báo cáo hay bài nói chuyện nào cũng là chuyển giao thông tin. Chuyển thông tin từ một cái đầu sang nhiều cái đầu khác. Không chỉ chuyển giao, mà còn phải chuyển giao một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả, diễn giả cần phải đạt 3 tiêu chuẩn:

    • Nội dung tốt;
    • Một bộ slide hoàn chỉnh; và
    • Một phong cách trình bày chuyên nghiệp.

    Chỉ khi nào một bài thuyết trình hội đủ 3 tiêu chuẩn trên thì mới có thể xem là thành công. Dưới đây là 10 lỗi hay thấy trong các báo cáo, không chỉ ở Việt Nam, mà còn thấy rất nhiều nơi trong thế giới phương Tây.

    Lỗi 1: Thiếu “Money slide”

    Có nhiều hội nghị mà chúng ta khi nghe xong một bài thuyết trình nhưng chẳng biết diễn giả muốn nói gì, hay mình đã tiếp thu thông tin gì. Vấn đề ở đây là diễn giả đã thất bại cung cấp một thông điệp chính.

    Mỗi một bài thuyết trình phải có một thông điệp chính. Thông điệp chính cần phải trình bày trong một slide (nhấn mạnh là “một”) mà tiếng Anh gọi là money slide, hiểu nôm na là một “slide ăn tiền”.

    Cái money slide có thể là một biểu đồ, một hình ảnh, một con số, hay một dòng chữ ngắn. Money slide không phải là slide kết luận, mà là một thông tin đơn giản nói lên thông điệp của bài báo cáo. Nếu thông điệp chính không có trong bài thuyết trình thì khán giả cảm thấy mất thì giờ đến nghe vì chẳng có tiếp thu được thông tin gì xứng đáng. Do đó, trước khi soạn bài nói chuyện, diễn giả cần phải suy nghĩ cẩn thận cái money slide là gì, trước khi soạn những slide khác.

    Lỗi 2: Chất lượng thông tin nghèo nàn

    Sau khi đã có money slide thì tất cả các slide khác phải được soạn nhắm đến cung cấp thông tin và chứng cứ cho cái slide đó. Đây là những slide nội dung. Nhưng rất tiếc là nhiều diễn giả trình bày những thông tin nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả không nắm lấy vấn đề một cách logic.

    Làm một bài thuyết trình bằng Powerpoint không phải là một thử nghiệm về kĩ năng viết, mà là kĩ năng chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn như trong khoa học, những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart) là vô dụng nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.

    Lỗi 3: Viết slide như viết văn bản

    Người thiếu kinh nghiệm thường soạn slide như họ viết văn bản, tức là câu cú có chủ từ, động từ, theo đúng văn phạm. Dĩ nhiên, không có gì sai trong cách làm như thế, nhưng đó là cách làm thiếu tính chuyên nghiệp.

    Người có kinh nghiệm soạn slide theo công thức telegraphic, tức viết giống như viết điện tín ngày xưa, hay như cách phóng viên viết tiêu đề bài báo. Cách viết telegraphic (điện tín) có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi slide, và giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc. Một cách phân biệt cách viết theo kiểu văn bản và telegraphic như sau:

    Cách viết văn bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương.

    Cách viết telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm và nguy cơ gãy xương tăng.

    Lỗi 4: Dùng hoạt hình và clipart quá nhiều

    Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo thủ, hiểu theo nghĩa không thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ con. Hoạt hình còn làm cho khán giả phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin thì họ lại chú ý đến những hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách… vô duyên. Cần tránh hoạt hình trong các báo cáo khoa học.

    Ngoài hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái quá. Có thể dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu dùng quá nhiều thì sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của khán giả.

    Lỗi 5: Chọn sai màu

    Một trong những lỗi phổ biến nhất là cách chọn màu cho slide. Có hai màu diễn giả cần phải chọn: màu nền (background color) và màu chữ (text color). Nhiều diễn giả không chú ý nên chọn màu không thích hợp. Chẳng hạn như nền màu xanh đậm mà chữ màu đỏ hay màu đen, hoặc nền màu trắng nhưng chữ màu vàng,… là không thích hợp. Không thích hợp vì rất khó đọc.

    Nhiều người Việt có thói quen chọn màu đỏ chói làm màu nền, và đó là một cách chọn không thích hợp, vì màu đỏ là màu “high energy” làm cho người đọc rất khó chú ý.

    Nếu hội trường rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền tối (màu xanh đậm). Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm hay đen) trên nền sáng (màu trắng).

    Lỗi 6: Vấn đề chọn kiểu chữ (font)

    Kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Nhiều diễn giả không chú ý đến font chữ khi soạn slide, nên gây khó khăn cho khán giả. Có hai loại kiểu chữ chính: kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có chân (sans serif). Kiểu chữ có chân tiêu biểu là Time, Times New Roman, Cambria. Kiểu chữ không có chân là Arial, Verdata, Calibri.

    Nhiều người Việt thích chọn kiểu chữ có chân vì họ nghĩ đó là kiểu chữ đẹp. Đẹp thì đúng, nhưng là một sai lầm trong PPT, vì có nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng kiểu chữ có chân làm người ta tốn thì giờ đọc hơn là kiểu chữ không có chân. Đó cũng chính là lý do tại sao các “đại gia” internet như Yahoo! và Google dùng chữ không có chân trên các trang web của họ.

    Có diễn giả thích “trang trí” chữ bằng cách làm bóng (shadow) cho chữ. Đây là một kĩ thuật chẳng những mất thì giờ, mà còn phản tác dụng, vì rất khó đọc và nhức mắt. Tuyệt đối không “trang trí” chữ bằng bóng!

    Lỗi 7: Khổ chữ

    Không gì khó chịu hơn khi diễn giả trình bày slide mà khán giả không đọc được vì khổ chữ quá nhỏ. Nhưng trong thực tế thì vấn đề này xảy ra rất nhiều lần, mà diễn giả thì có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Kinh nghiệm của tôi cho thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu chọn kiểu chữ Arial thì khổ chữ 15 hay 20 là hợp lí; nếu chọn kiểu chữ Calibri thì kích thước phải cỡ 25 hay 30 mới dễ đọc. Mỗi slide nên có tựa đề, và tựa đề nên có kích thước 35 đến 45. Nếu có ghi chú (footnote) thì có thể dùng kích thước 12.

    Lỗi 8: Quá nhiều chữ trong slide

    Một trong những sai lầm phổ biến nhất là diễn giả trình bày quá nhiều chữ trong một slide. Có nhiều slide, tôi không phân biệt được là một đoạn văn hay là một power point. Thật vậy, có nhiều người vì lý do nào đó (có thể là lười biếng) nên cắt từ Word và dán vào slide. Cũng có người có thể do sợ không thuộc bài, nên viết hết những câu văn trên slide như là một văn bản. Đây là một sai lầm tai hại, vì khán giả sẽ không theo dõi được. Nghiên cứu tâm lý chỉ ra rằng, một người bình thường chỉ có thể lĩnh hội nội dung slide trong vòng 20-30 giây; nếu qua thời gian đó mà không lĩnh hội được thì họ sẽ bỏ, và diễn giả đã thất bại trong việc truyền đạt thông tin.

    Để khắc phục vấn đề này, cần phải biết “quy ước n x n”. Theo quy ước này, nếu slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ. Chẳng hạn như nếu slide có 5 dòng thì mỗi dòng nên có 5 chữ. Một slide có 6 dòng trở nên là quá nhiều. Số dòng lý tưởng là 3-5.

    Lỗi 9: Đọc slide

    Có quá nhiều diễn giả trong các hội nghị ở Việt Nam đọc slide, và đó là một “đại kị”. Khi diễn giả đọc slide, khán giả sẽ nghĩ diễn giả chỉ là một cái máy nói, không am hiểu vấn đề, và thụ động. Đọc slide làm cho diễn giả quay lưng lại với khán giả, trong khi “nhiệm vụ” của diễn giả là nói chuyện với khán giả chứ không phải nói với… slide. Đọc slide còn gây một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng diễn giả chỉ nói những gì ai đó đã soạn cho để nói (trong thực tế cũng có vấn đề này).

    Lỗi 10: Nói chuyện không dính dáng gì đến slide

    Ngược lại với đọc slide là những diễn giả nói chuyện chẳng liên quan gì đến slide đang trình chiếu. Dĩ nhiên, đây là một tín hiệu cho thấy diễn giả đang lạc đề hoặc không có tập dợt trước, nhưng cũng có thể là dấu hiệu cho thấy diễn giả không nắm vững vấn đề. Vì không nắm vững vấn đề bắt đầu… lan man. Tình trạng này xảy ra rất nhiều khi diễn giả không phải là người soạn slide (mà ai đó soạn cho).

    Nên nhớ rằng khi thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm tin bằng cách trình bày những nghiên cứu hay tác phẩm của mình. Nếu trong một bài nói chuyện mà diễn giả chẳng có cái gì của mình, toàn là dữ liệu của người khác, hoặc do người khác soạn, thì khán giả sẽ nghĩ rằng diễn giả chỉ là một cái “máy nói”, một con rối.

    (Nguồn: Giáo sư Nguyễn Văn Tuấn – Đại học UTS Australia)

    Bình chọn là câu trả lời hay nhất

Trả lời